CÓMO LAS MÁQUINAS DE FAX OBSTACULAN EL EMR (Y CÓMO SOLUCIONARLO)

Por qué las máquinas de fax deben seguir el camino del Walkman.

¿Quieres ver si el viaje en el tiempo es real? Simplemente entre en el consultorio de cualquier médico o en un hospital y pida usar su máquina de fax.

La máquina de fax se inventó a principios de la década de 1960 y su apogeo fue a fines de la década de 1980. Hoy en día, casi el 90 por ciento de las organizaciones de atención médica utilizan máquinas de fax, con un estimado del 75 por ciento solo para fines de comunicación. Hay cuatro razones por las que es hora de que esta reliquia desaparezca como el Walkman, las cintas VHS y la riñonera.

Perdida de tiempo y dinero

El uso de llamadas telefónicas, fax, etc., para procesar información médica le cuesta a la industria de la salud más de $9 mil millones al año. Esto es de $6 a $11 más por pieza de información que si se hiciera a través de un EMR como Epic. La firma de servicios profesionales PricewaterhouseCoopers (PwC) fija el costo de la mano de obra solo para los médicos en $20 por cada hoja de papel.

Las máquinas de fax también cuestan tiempo. El personal de atención médica debe pasar sus horas de trabajo limitadas recuperando físicamente, integrando (es decir, ingresando o ingresando datos) y destruyendo cualquier documento confidencial según las reglas de HIPAA. Los proveedores que completan y envían por fax esos formularios pueden tomar un promedio de 8 minutos por pieza, y algunos requieren hasta 30 minutos. Todo esto reduce el tiempo que se dedica mejor a la atención del paciente.

El personal de apoyo, como la TI de atención médica, también se ve afectado. Se debe mantener el equipo de fax, desde las máquinas nuevas hasta las heredadas. Esto cuesta tiempo y dinero a los técnicos, que se utilizarían mejor en tareas más importantes, como asegurar la red del hospital o comprar las tabletas médicas necesarias para la UCI.

Los atascos de papel pueden costar vidas y dinero

Las páginas faltantes o atascadas, las señales de ocupado y las impresiones borrosas son problemas bien conocidos con las máquinas de fax. Normalmente son solo una molestia para el consumidor o negocio promedio. Para grupos médicos y hospitales, los problemas de fax pueden ser una cuestión de vida o muerte. Como ilustra vívidamente la directora ejecutiva de CareAlign, Subha Airan-Javia: “Apenas la semana pasada recibimos registros médicos por fax de un paciente que formaba una pila de dos pulgadas de grosor. Y llegó en dos o tres faxes diferentes, porque se quedaron sin papel a la mitad, y estaba todo desorganizado, y faltaban hojas. Fue un desastre.

“Y allí estaba yo, tratando de juntar toda esta información, era como clasificar la información de la tarjeta de crédito de un año para 20 tarjetas diferentes, y esperar que equilibrara inmediatamente su chequera y supiera cuánto dinero tiene en cada cuenta, en este momento. Es casi imposible.

Las mermeladas también son caras. El PwC establece que la organización de atención médica promedio gasta un mínimo de $ 200 solo por cada registro faltante, sin importar $ 120 por copia en papel en costos de mano de obra.

Ciberseguridad en Papel

Finalmente, las máquinas de fax no están cubiertas por las reglas de HIPAA sobre encriptación de datos. Esto se debe a que la información a enviar por fax no era digital en su forma original en papel.

Sin embargo, las copias impresas por fax con la información del paciente están cubiertas por las normas de la HIPAA. Las organizaciones de atención médica son responsables si la copia impresa no es recogida rápidamente por personal autorizado, se deja sola, se pierde o, peor aún, se la lleva personal no autorizado. Los tribunales han dictaminado que los grupos siguen siendo responsables si la información se envía por fax al número equivocado.

Las máquinas de fax también son vulnerables a los ciberataques.

Las soluciones están llegando. Despacio.

La administración de Obama en 2009 proporcionó fondos para que las organizaciones privadas de atención médica cambiaran a EMR. No requería que estos sistemas pudieran comunicarse entre sí, es decir, interoperabilidad. Un estudio publicado en 2013 mostró que solo el 41 por ciento de los hospitales en los EE. UU. podían intercambiar registros médicos de pacientes con otros sistemas. Se tuvieron que utilizar máquinas de fax, llamadas telefónicas e incluso correo físico para hacer frente a esta falta de interoperabilidad.

El gobierno, al darse cuenta de su error, fomenta la interoperabilidad entre los grupos de salud. Dijo Seema Verma, administradora de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid en 2018: "Si pudiera desafiar a los desarrolladores en una misión, sería ayudar a convertir los consultorios médicos en una zona libre de fax para 2020".

El sector privado también avanzó. Varios grupos de atención médica desarrollaron intercambios de información de salud (HIEs) para compartir información de pacientes sin romper las reglas confidenciales de HIPAA. Desafortunadamente, los HIE están limitados a ubicaciones geográficas seleccionadas, como dentro de los estados.

Pensamientos finales

Las máquinas de fax en los consultorios médicos son un retroceso a una época anterior. Los EMR resuelven de manera efectiva sus grandes deficiencias, como costos, atascos de papel y falta de ciberseguridad. Comuníquese con un experto de Cybernet si está buscando pasar del envío de faxes a sistemas modernos.