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Las ventajas de los cuadernos electrónicos de laboratorio para la calidad y el cumplimiento de la normativa

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El uso de una ELN para documentar los procesos de laboratorio ayudará a su organización a cumplir la normativa y mantener la integridad de los datos

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A medida que los laboratorios se esfuerzan por mejorar la calidad, las empresas adoptan cada vez más los cuadernos electrónicos de laboratorio (ELN) para registrar y acceder a los datos de laboratorio. En comparación con los cuadernos de papel, estos sistemas pueden cumplir de forma más eficiente los requisitos de volumen, complejidad, accesibilidad y seguridad necesarios para el éxito de las operaciones de laboratorio.

Este artículo explora las ventajas de utilizar una ELN en su laboratorio y analiza cómo esta herramienta puede ayudarle a mantener la calidad y la conformidad.

Organización y transparencia

Una de las principales ventajas de utilizar una ELN es que permite organizar los datos en una única fuente. Un sistema de gestión de datos centralizado y estructurado como una ELN no sólo ayuda con la organización, sino que también fomenta la transparencia entre los profesionales del laboratorio y permite la trazabilidad y reproducibilidad de los datos.

Las ELN proporcionan un registro permanente de las actividades del laboratorio e incorporan un motor de búsqueda que facilita enormemente al personal y a los responsables del laboratorio el acceso a la información que necesitan. Si un miembro del laboratorio busca un experimento realizado hace seis años, no hay necesidad de buscar página por página entre protocolos, notas o resultados escritos a mano; una búsqueda rápida le dará toda la información necesaria.

El registro de toda la información experimental rutinaria en una ELN evita la pérdida de datos, los errores de transcripción y los registros almacenados de forma desordenada. Las ELN también resuelven el problema de la mala caligrafía y las notas poco claras, que pueden causar problemas a largo plazo. Además, al utilizar una ELN, las organizaciones pueden eliminar el uso innecesario de papel, lo que siempre es bueno para el medio ambiente.

Intercambio de datos

Otra ventaja de utilizar una ELN es su capacidad para facilitar la colaboración entre los miembros del laboratorio. Con una ELN, todo el mundo puede acceder simultáneamente a la información relevante sin preocuparse por versiones de documentos contradictorias.

Y lo que es más importante, los investigadores pueden acceder a sus registros de forma remota, lo que permite que colaboren partes interesadas separadas geográficamente. Esto beneficia a las empresas que buscan adoptar modelos de trabajo flexibles y libera a los investigadores de los retos que surgen cuando el acceso físico a las instalaciones está restringido, como se vio durante la pandemia de COVID-19. La implantación de una plataforma ELN también mitiga la necesidad de transportar cuadernos de laboratorio físicos de un lugar a otro, lo que reduce el riesgo de contaminación cruzada y pérdida de datos.

Además, los miembros del laboratorio pueden compartir documentos de forma segura a través del correo electrónico o de plataformas de intercambio de archivos como Dropbox o Google Drive. Con una mejor accesibilidad a los datos, los científicos de distintos departamentos y ubicaciones internacionales pueden colaborar con la misma facilidad que un solo equipo.

Ahorro de tiempo y costes

Las empresas que implementan ELN pueden ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de imprimir múltiples copias de documentos y rellenar formularios manualmente.

Una encuesta realizada a usuarios de ELN comparó el tiempo que necesitaban para realizar tareas antes y después de la implantación de ELN en sus laboratorios. La encuesta mostró que, de media, los científicos ahorraban nueve horas a la semana utilizando una ELN. Para algunos, el ahorro de tiempo ascendía a 17 horas semanales. La mayoría de los investigadores señalaron que el uso de una ELN reducía el tiempo invertido en preparar reuniones y redactar correos electrónicos.

Automatización del flujo de trabajo

Las ELN ofrecen funciones de automatización del flujo de trabajo que facilitan a los equipos la gestión de sus tareas. Por ejemplo, algunas plataformas ELN se conectan con sistemas heredados y aplicaciones de terceros como HubSpot, Google Sheets y Shopify para unificar los datos de laboratorio en un solo lugar. Los usuarios también pueden aprovechar los protocolos o plantillas de procedimientos operativos estándar ya rellenados y establecer reglas de automatización para preparar sus proyectos rápidamente.

Algunas ELN tienen integración con sistemas de seguimiento de inventario que permiten gestionar el inventario de laboratorio dentro del mismo software que almacena los datos. Los laboratorios pueden utilizar esta función para realizar un seguimiento de los materiales utilizados en los procesos de producción y automatizar las tareas relacionadas con el control de existencias, como el procesamiento de pedidos y el envío. Esto se traduce en una mayor eficacia, una reducción de los costes y una mejora del servicio al cliente.

Seguridad y conformidad de los datos

Las ELN ofrecen una seguridad inigualable en comparación con los cuadernos de papel. Mientras que los cuadernos de papel tradicionales pueden perderse o ser robados, las ELN disponen de métodos de copia de seguridad que impiden que la información se pierda. Por ejemplo, el almacenamiento en la nube permite realizar frecuentes copias de seguridad automáticas. Además, las ELN ofrecen varias formas de exportar datos, lo que permite a los responsables de laboratorio mantener una copia actualizada de toda la información de su ELN.

Normalmente, toda la información transferida y procesada desde las ELN está cifrada. Además, la detección de fuerza bruta de contraseñas en las cuentas de alojamiento y la autenticación multifactor protegen los datos de la ELN.

En la mayoría de las ELN comerciales, los derechos y funciones de los usuarios restringen el acceso de visualización y edición sólo a los miembros pertinentes del laboratorio. La especificidad de la información y cómo se accede a ella, se comparte y se exporta puede controlarse, evitando el acceso no autorizado a datos sensibles.

Las funciones de cumplimiento, como los registros de auditoría, permiten a los usuarios rastrear fácilmente los cambios realizados a lo largo del tiempo, así como quién los ha realizado. Estas funciones mejoran la seguridad al tiempo que cumplen normativas del sector como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos o el Reglamento General de Protección de Datos. Muchas ELN también cumplen la norma 21 CFR Parte 11 de la FDA.

Las ELN mejoran la productividad sin sacrificar la seguridad

Los casos de uso de las ELN en los distintos sectores son variados, pero universalmente beneficiosos debido a su capacidad para ahorrar tiempo y aumentar la precisión de la información capturada. Mediante el uso de una solución ELN en lugar de cuadernos de laboratorio de papel o sistemas de archivo manual, las organizaciones pueden mejorar su productividad sin sacrificar la seguridad o poner en peligro la integridad de los datos.

Desde funciones integradas que optimizan la búsqueda hasta plantillas adaptadas a las necesidades de cada centro, las ELN permiten a los laboratorios mantener sus flujos de trabajo en perfecto funcionamiento mientras siguen las mejores prácticas de investigación. Gracias a estas funciones, las organizaciones pueden mantener una alta eficiencia operativa, y los responsables de laboratorio pueden garantizar que todos los procesos cumplen la normativa necesaria.