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PASOS CLAVE PARA IMPLANTAR CON ÉXITO LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA
Implantar eficazmente sistemas de RME con el mínimo trastorno
Los sistemas de historias clínicas electrónicas (HCE) se encargan de todo, desde documentar los datos del paciente y programar las citas hasta rellenar las recetas y verificar el seguro. A diferencia de los sistemas antiguos y sus archivos y carpetas llenos de papel, puedes hacer todo esto y mucho más en un ordenador o tableta de calidad médica.
El artículo de hoy trata de las ventajas de implantar un sistema EMR en todo su grupo médico u organización. Proporcionamos etapas de implementación de EMR para guiar en lo siguiente:
Seleccionar y preparar el software de EMR
Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre privacidad y seguridad
Formación del equipo asistencial de la organización
Resolución de los problemas que puedan surgir
¿Qué es la implantación de la historia clínica electrónica?
Una historia clínica electrónica (HCE) es una versión digital del historial en papel de un paciente. El primer sistema de historia clínica electrónica se introdujo en 1972, y desde entonces los sistemas posteriores han revolucionado significativamente la asistencia sanitaria a través de medios digitales.
La implantación de un sistema de gestión de historiales médicos hace referencia al proceso de transición de un sistema de historiales médicos en papel a un sistema basado en software. Esta transición también puede implicar el paso de un software existente a otro nuevo.
Las organizaciones sanitarias implantan historias clínicas electrónicas para ofrecer un nivel moderno de atención al paciente.
Casos de uso de la historia clínica electrónica
Las historias clínicas electrónicas se utilizan en cinco casos principales:
Historial del paciente: Los proveedores y el personal médico pueden acceder fácilmente al historial médico completo de un paciente en cualquier ordenador médico conectado. Las actualizaciones pueden realizarse y visualizarse en tiempo real.
Seguimiento remoto del paciente y asistencia sanitaria: Los proveedores pueden obtener actualizaciones en tiempo real sobre el estado de un paciente, tanto si se encuentra en casa como en un centro de vida asistida o en otra ubicación remota.
Conectividad con laboratorios médicos: Un EMR puede recuperar inmediatamente los últimos análisis de sangre, radiografías e informes patológicos de un paciente para su revisión.
Prescripción médica: Los medicamentos pueden enviarse a la farmacia de cabecera del paciente con sólo pulsar un botón.
Formularios de facturación: Todas las transacciones facturables están en un solo lugar para que los departamentos de contabilidad y finanzas las revisen y cobren adecuadamente.
Ventajas de la implantación de un EMR
Estos casos de uso apuntan a las ventajas de los sistemas de RME, que giran en torno a una mayor calidad de la atención, mejores resultados y seguridad del paciente y una mejor comunicación entre pacientes y proveedores.
Entre estos beneficios se incluyen:
Ahorro de espacio: Los sistemas EMR ahorran espacio y reducen los costes operativos al mantener los registros en un solo lugar. Las consultas médicas y las clínicas no tendrán que almacenar, gestionar y recuperar historiales en papel, que pueden estar dispersos por todo el centro médico.
Flujos de trabajo optimizados: Un sistema EMR reduce el trabajo innecesario o redundante a la vez que realiza un seguimiento de los pacientes y sus visitas. Esto libera un tiempo valioso para que el personal pueda centrarse en otras tareas más vitales, como la atención a los pacientes.
Reducción de errores: Los EMR ayudan a reducir los errores durante la documentación, como las faltas de ortografía en el nombre o la medicación de un paciente. También pueden alertar a los proveedores si los tratamientos entran en conflicto entre sí o evitar la repetición de pruebas informando al proveedor de si ya se ha pedido una prueba concreta. Todas estas medidas mejoran la atención al paciente.
Mayor accesibilidad: Varios proveedores pueden ver simultáneamente el EMR de un paciente siempre que tengan permiso. Esto permite a los equipos médicos trabajar desde la misma página en procedimientos complicados como los trasplantes de órganos.
¿Cuánto dura la implantación de un EMR?
Numerosos factores y variables afectan a la duración de la implantación de un sistema de historia clínica electrónica (HCE).
Una organización sanitaria de tamaño medio-grande puede implantar un nuevo sistema de historia clínica electrónica en el plazo de un año. Si actualiza su sistema actual, esta cifra puede reducirse a entre seis y nueve meses.
Un médico en solitario o un grupo médico pequeño pueden implantar su sistema de historia clínica electrónica en un plazo de seis a nueve meses. Algunos podrán hacerlo en sólo unas semanas. Una vez más, depende de los factores y variables implicados.
Ocho pasos para implantar con éxito un RME
La implantación de un sistema EMR de historia clínica electrónica requiere una importante labor de planificación, colaboración y coordinación. Usted y su equipo informático sanitario querrán asegurarse de que el plan de implantación se desarrolle al máximo. Cuando se hace bien, un nuevo sistema de RME puede aumentar significativamente la calidad de la atención al paciente manteniendo los costes o incluso reduciéndolos.
A continuación le ofrecemos ocho buenas prácticas y pasos con elementos de acción para guiar la implantación satisfactoria de un sistema EMR en su organización.
1. Planificar una hoja de ruta para la implantación de EMR
El primer paso consiste en crear una lista de comprobación de todas las tareas necesarias, incluido el establecimiento:
¿Quiénes son las partes interesadas?
¿Cuál es el presupuesto?
¿Cuáles son las características exactas que querrá en el sistema de RME?
Éstas y muchas otras son sólo algunas de las preguntas que usted y el departamento de TI sanitario deben plantearse cuando elaboren la lista de comprobación.
Un buen punto de partida para la hoja de ruta es decidir si la implantación de un RME se hará de forma modular o paso a paso:
El enfoque modular divide las tareas en subtareas más pequeñas y sencillas en las que trabajan de forma independiente diferentes personas y equipos.
Paso a paso, cada tarea se completa por completo antes de pasar a la siguiente.
Una vez decidido el enfoque, siga estos pasos para implantar con éxito un sistema de historia clínica electrónica.
2. Defina su presupuesto
A la hora de presupuestar su sistema de RME, su objetivo debe ser mejorar la calidad de los servicios sanitarios y reducir los costes. Muchas organizaciones sanitarias han gastado más de la cuenta durante la implantación de un sistema de gestión electrónica de historias clínicas sin apenas retorno de la inversión, por lo que es fundamental tomar decisiones financieras acertadas.
La Healthcare Financial Management Association ha elaborado un plan de ejemplo para el presupuesto de implantación de un sistema de gestión electrónica de medicamentos. Las partidas más destacadas son:
Gastos de recursos humanos (formación y consultoría)
Suministros (actualizaciones del sistema)
Gastos administrativos (honorarios de formación)
El presupuesto vendrá determinado principalmente por el tamaño de su organización y el software de RME seleccionado.
3. Designar líderes de proyecto sólidos
La implantación de un RME es compleja y de gran alcance. Necesitará un equipo que garantice que cada proceso y tarea se realiza a tiempo y dentro del presupuesto.
Los miembros típicos que componen un equipo de este tipo son:
Gestión del proyecto/gestor de la práctica: gestiona la implantación del RME, incluidas las pruebas posteriores a la puesta en marcha
Analista de aplicaciones: responsable de la migración y depuración de datos del EMR
Desarrollador de aplicaciones: personaliza el sistema de RME
Ingeniero de pruebas de control de calidad: responsable de las pruebas y el rendimiento del sistema EMR
Defensor del médico: aporta la visión del proveedor sobre la formación, los datos y las pruebas del software
Defensor de la enfermera: ofrece la opinión de la enfermera sobre la formación, los datos y las pruebas del software
Defensor de la facturación: representa el punto de vista del departamento de facturación sobre el software
Todos los miembros deben colaborar estrechamente para garantizar que el software EMR funcione según lo previsto.
4. Seleccionar el software de EMR adecuado
Seleccionar el historial médico electrónico adecuado es uno de los pasos más difíciles que usted y su equipo de implantación tendrán que dar. Los EMR son programas complejos con múltiples capacidades y características. No se puede probar uno tras otro, como cuando se compra un coche nuevo.
Para limitar su elección, haga lo siguiente:
Aclare las prioridades de su sistema de RME:
Control de costes
Facilidad de uso
Alojamiento en la nube
Implantación y formación
Integración con los sistemas actuales
Atención al cliente
Obtener una certificación EMR de la Oficina del Coordinador Nacional de Tecnología de la Información Sanitaria.
Obtener solicitudes de información (RFI) y solicitudes de propuestas (RFP) de los proveedores de EMR. Su sistema debe cumplir la HIPAA. Si no es así, desestime inmediatamente sus RFI y RFP.
Pida a su equipo que evalúe las RFI y las RFP. ¿En qué medida se ajustan a sus objetivos?
Elabore una lista con los tres o cuatro mejores proveedores.
Pida a los proveedores que hagan una demostración de sus sistemas. Formule preguntas. Por ejemplo, ¿funciona un monitor de calidad médica óptima con el EMR?
Por último, seleccione a su proveedor.
5. Prepare su infraestructura tecnológica
En este paso, su equipo preparará los distintos componentes de las redes de su consulta médica o grupo sanitario para gestionar el sistema de RME.
¿Hay suficiente capacidad de procesamiento para trabajar eficazmente con el software? la "capacidad de procesamiento", en este caso, puede abarcar desde líneas de datos hasta conectividad inalámbrica y espacio de almacenamiento para sistemas de EMR basados en la nube.
Evalúe todo el hardware implicado. ¿Disponen los ordenadores de calidad médica de funciones como la identificación por RFID para verificar la identidad del usuario? Los historiales médicos de los pacientes en los sistemas EMR están protegidos por la ley. Cuanto más sólidos sean sus protocolos de seguridad, más fácil será cumplir la normativa.
El departamento de informática sanitaria de su grupo y el equipo de implantación de RME pueden garantizar que la infraestructura esté preparada para el nuevo sistema.
6. Pruebe y resuelva los problemas de su sistema
La infraestructura del grupo está preparada; es el momento de migrar o transferir la información desde su anterior sistema de historiales médicos.
Prepare la estrategia de migración. ¿Qué hay que transferir? ¿Qué campos? Tenga una estrategia de copia de seguridad por si surgen problemas con el nuevo EMR.
Convierta los registros en papel en electrónicos.
Limpiar y verificar los datos.
Configurar la base de datos del EMR.
Migrar los datos al nuevo sistema.
Probar y verificar que todos los datos e historiales médicos antiguos y recién introducidos están colocados correctamente.
7. Formar a los usuarios
Antes de implantar un nuevo sistema EMR, es fundamental asegurarse de que todos los usuarios conocen bien sus características y funcionalidades. Para conseguirlo, es aconsejable programar programas de formación exhaustivos en toda la organización. Estas sesiones de formación garantizarán que todos los usuarios tengan los conocimientos y habilidades necesarios para utilizar eficazmente el nuevo sistema de RME, maximizando sus beneficios para la atención al paciente y las tareas administrativas.
La formación puede ser autodidacta o presencial. En la primera, los miembros del personal leen las guías del usuario y ven vídeos explicativos sobre las numerosas funciones del EMR.
La formación in situ cuenta con un instructor, normalmente contratado por el proveedor, que se desplaza al lugar de trabajo para enseñar a los usuarios.
Deberá determinar qué método es preferible en función de los flujos de trabajo de su grupo y de la disponibilidad de personal.
8. Realice mejoras continuas
La implantación de un EMR sigue su curso una vez que el sistema está operativo. En este último paso, usted y su equipo de implantación evaluarán el software para asegurarse de que cumple sus objetivos. Considérelo:
Evaluar la rentabilidad utilizando cálculos de ROI.
Garantizar una introducción de datos rápida y exhaustiva mediante la evaluación de las tasas de error de datos.
Evaluar el impacto en la calidad de la atención mediante entrevistas a los pacientes.
Medir la satisfacción de los proveedores mediante encuestas.
Una vez recibida la información anterior, busque formas de optimizar esas áreas.
Facilite la implantación de la historia clínica electrónica con Cybernet Computers
Las historias clínicas electrónicas son esenciales para la atención sanitaria moderna, ya que simplifican cuestiones de flujo de trabajo como la reducción de errores y la reposición de recetas.
La implantación de sistemas de software de RME es compleja debido a las numerosas funciones que implica, lo que hace que el proceso sea potencialmente desalentador. Sin embargo, con una hoja de ruta bien definida, un equipo de implementación competente y planes meticulosos paso a paso, los grupos médicos como el suyo pueden implementar eficazmente los sistemas EMR con una interrupción mínima.
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