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Pasos clave para implantar con éxito la historia clínica electrónica

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El camino hacia el bienestar comienza con un historial (médico)

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Las historias clínicas electrónicas (HCE) desempeñan un papel fundamental en la asistencia sanitaria actual. Se utilizan para todo, desde el diagnóstico de los pacientes hasta el pago de los servicios. Por ello, la implantación de un EMR es fundamental para el éxito y los objetivos a corto y largo plazo del grupo médico.

Entender los sistemas EMR y su papel
¿Qué es la implantación de EMR?
Beneficios de la implantación de EMR
Cómo superar los retos de la implantación de EMR
Ocho pasos para implantar con éxito una EMR

Entender los sistemas EMR y su función
Una historia clínica electrónica (HCE) es el equivalente digital del historial médico de un paciente. Los sistemas EMR están diseñados para gestionar de forma eficiente estos historiales, mejorando la forma en que los profesionales sanitarios almacenan, acceden e intercambian la información de los pacientes.

Estos sistemas se utilizan habitualmente de varias formas en el sector sanitario, por ejemplo:

Documentación racionalizada: Los EMR permiten a los profesionales sanitarios documentar los encuentros con los pacientes de forma rápida y precisa, lo que reduce el tiempo dedicado al papeleo y permite centrarse más en la atención al paciente.
Mayor accesibilidad: Los profesionales sanitarios autorizados pueden acceder fácilmente al historial médico de un paciente, incluidos medicamentos, alergias, resultados de laboratorio y estudios de imagen, desde cualquier lugar equipado con la tecnología adecuada, lo que facilita la toma de decisiones clínicas mejor informadas.
Mejora de la coordinación asistencial: Los sistemas de RME facilitan una comunicación fluida entre los distintos profesionales sanitarios que intervienen en la atención de un paciente. Esta interconexión ayuda a coordinar los planes de tratamiento, realizar un seguimiento de las derivaciones y supervisar los progresos, lo que se traduce en una atención más cohesionada.
Análisis de datos e informes: Muchas plataformas de RME vienen equipadas con herramientas analíticas que ayudan a los centros sanitarios a hacer un seguimiento de los resultados, gestionar poblaciones e identificar tendencias en la salud de los pacientes, lo que en última instancia puede servir de base para iniciativas de mejora de la calidad.
Participación del paciente: Algunos sistemas de RME permiten a los pacientes acceder a sus propios historiales a través de portales de pacientes, lo que les permite desempeñar un papel activo en su atención sanitaria consultando los resultados de las pruebas, programando citas y comunicándose con sus proveedores.

¿Qué es la implantación de un RME?
La implantación de un RME es el despliegue de un sistema (o sistemas) de RME en un grupo médico. Puede implicar la digitalización de los registros en papel escritos a mano de su grupo, el cambio a un nuevo software de EMR o una combinación de ambos.

Ventajas de la implantación de un sistema de gestión electrónica
El sector sanitario busca constantemente formas de proporcionar una atención de alta calidad a los pacientes. Éstas son algunas de las ventajas de los sistemas EMR para su organización.

Ahorro de espacio: En el pasado, las consultas médicas y las clínicas almacenaban, gestionaban y recuperaban los historiales en papel de los pacientes. Este almacenamiento ocupaba un espacio valioso. Dado que los sistemas EMR guardan todos los historiales en un solo lugar, liberan espacio para una mayor atención al paciente.
Optimizan los flujos de trabajo: Programar citas, consultar historiales y registrar a los pacientes son tareas rutinarias que requieren mucho tiempo. Los sistemas EMR reducen estas cargas de trabajo, liberando al personal para que pueda centrarse en ofrecer un mejor servicio al cliente y una mejor atención al paciente.
Reducción de errores: Escribir mal el nombre de un paciente, equivocarse en la medicación y otros errores similares ralentizan la atención al paciente o son desastrosos en algunos casos. Los EMR reducen los errores al señalarlos. También pueden detectar otros problemas, como conflictos de medicación y tratamientos duplicados.
Mayor accesibilidad: Normalmente, los historiales en papel los consultaba y actualizaba un solo profesional. Su consulta por más de una persona podía resultar tediosa, ya que había que hacer copias, enviarlas por correo, conciliar las actualizaciones de cada persona, etc. En cambio, los RME pueden ser consultados por varios profesionales simultáneamente y en tiempo real a través de ordenadores médicos. Pueden hacerlo incluso a distancia, como en una sala o país distintos. Así, los equipos médicos pueden trabajar desde la misma página en procedimientos complicados como los trasplantes de órganos.

Superar los retos de la implantación de los RME
Las ventajas de los sistemas de RME son numerosas. La otra cara de la moneda es que los sistemas de RME son necesariamente complejos para ofrecer tal diversidad. Estos son algunos de los escollos que hay que tener en cuenta a la hora de implantar un sistema EMR en un grupo médico.

Interrupción del flujo de trabajo: Se producirá una ralentización de los procesos y procedimientos habituales mientras el personal trabaja con el nuevo sistema.
Interoperabilidad limitada / Migración de datos: Es posible que sus dispositivos y equipos médicos más antiguos no puedan comunicarse con la EMR. O el departamento de TI sanitario puede tener problemas para hacer coincidir los registros con los campos de registro del nuevo sistema.
Resistencia del personal: Puede que sus empleados sigan trabajando con el sistema antiguo y se nieguen a aprender el nuevo.
Formación inadecuada o lenta: Los empleados que aprenden el nuevo sistema lo encuentran confuso y constantemente hacen preguntas o piden ayuda.
Costes elevados: Implantar un RME es caro, desde el coste del software y el hardware hasta la formación y el soporte.

Ocho pasos para implantar con éxito un RME
Así que usted y su grupo médico deciden que el nuevo sistema merece la pena. ¿Cuál es la mejor manera de implantarlo con el menor número de problemas?

La implantación de un RME requiere una planificación, colaboración y coordinación considerables. Su plan de implantación debe incluir los siguientes pasos principales y las mejores prácticas:

Paso 1. Planifique una hoja de ruta para la implantación de la EMR
Elabore una lista de comprobación de todas las tareas necesarias. Por ejemplo

¿Quiénes son las partes interesadas?
¿Cuál es el presupuesto?
¿Cuáles son las características exactas que querrá en el sistema EMR?

Una tarea que sin duda querrás anotar es cómo abordarás cada una de ellas. Existen dos enfoques:

El enfoque modular divide las tareas en subtareas más pequeñas y sencillas. Se asignan a distintas personas y equipos para que las completen.
El enfoque paso a paso consiste en completar cada tarea antes de pasar a la siguiente.

Paso 2. Definir el presupuesto Defina su presupuesto
Lo más probable es que su grupo sanitario aporte los fondos para la implantación del RME. A la hora de asignar fondos para diversas tareas, como los ordenadores médicos y la formación, tenga en mente el objetivo de mejorar la calidad de los servicios sanitarios y, al mismo tiempo, reducir los costes.

Factores de los costes de implantación de EMR a tener en cuenta:

Sistemas de software EMR (base y mensual)
Hardware informático
Formación y desarrollo
Integración y pruebas
Asistencia técnica

Recientemente, muchos grupos médicos han estado estudiando la posibilidad de que la inteligencia artificial funcione en sus EMR. Si usted es uno de esos grupos, investigue los ordenadores con IA para asegurarse de que los costes más elevados le ayuden a conseguir sus objetivos.

Paso 3. Designe líderes de proyecto fuertes
Necesitará un equipo que garantice que cada proceso y tarea del plan se realiza a tiempo y dentro del presupuesto. Los miembros típicos del equipo son:

Gestión del proyecto/gestor de la práctica: gestiona la implantación del EMR, incluidas las pruebas posteriores a la puesta en marcha.
Analista de aplicaciones: responsable de la migración y limpieza de los datos del EMR.
Desarrollador de aplicaciones: personaliza el sistema de RME.
Ingeniero de pruebas de control de calidad: responsable de las pruebas y el rendimiento del sistema EMR.
Defensor del médico: aporta el punto de vista del proveedor sobre la formación, los datos y las pruebas del software.
Defensor de la enfermera: aporta el punto de vista de la enfermera sobre la formación, los datos y las pruebas del software.
Defensor de la facturación: representa el punto de vista del departamento de contabilidad y facturación sobre el software.

Paso 4. Seleccionar el software de RME adecuado Seleccionar el software de RME adecuado
Las historias clínicas electrónicas son programas complejos con múltiples capacidades y funciones. Seleccionar la historia clínica electrónica adecuada es una de las tareas más difíciles de la implantación de un RME.

Los siguientes pasos pueden ayudarle a reducir su selección.

1. ¿Cuáles son sus prioridades con el EMR?

Control de costes
Facilidad de uso
Alojamiento en la nube
Implantación y formación
Integración con los sistemas actuales
Atención al cliente
Estar certificado como EMR por la Oficina del Coordinador Nacional de Tecnología de la Información Sanitaria (Office of the National Coordinator for Health Information Technology)

2. Póngase en contacto con los proveedores de RME. Solicite peticiones de información (RFI) y peticiones de propuestas (RFP) a cada uno de ellos. Descarte los que no cumplan la HIPAA.
3. Pida a su equipo que evalúe las RFI y las RFP. ¿En qué medida se ajustan a sus prioridades?
4. Elabore una lista de los tres o cuatro mejores proveedores.
5. Haga que los proveedores hagan una demostración de sus sistemas. Haga preguntas. Por ejemplo, ¿funciona un monitor de calidad médica óptima con el EMR?
6. Por último, seleccione a su proveedor.

Paso 5. Preparar la infraestructura tecnológica Prepare su infraestructura tecnológica
En este paso, su equipo prepara las redes de su grupo para garantizar que su infraestructura está preparada para el nuevo sistema. Por ejemplo, asegúrese de que hay suficiente ancho de banda y capacidad de procesamiento para trabajar eficazmente con el software.

Paso 6. Pruebe y resuelva los problemas de su sistema
Este paso consiste en transferir los datos del sistema antiguo al nuevo. Puntos a tener en cuenta:

¿Qué hay que transferir? ¿Qué campos?
Convertir los registros en papel en registros electrónicos.
Limpiar y verificar los datos.
Configurar la base de datos del EMR.
Migrar los datos al nuevo sistema.
Probar y verificar que todos los datos e historiales médicos antiguos y recién introducidos se colocan correctamente.

Ni que decir tiene que debe contar con una estrategia de copia de seguridad por si surgen problemas con el nuevo sistema de RME.

Paso 7. Formar a los usuarios
Este paso debe iniciarse lo antes posible, ya que la formación garantiza que los usuarios se incorporen al nuevo sistema cuando éste entre en funcionamiento, minimizando así las interrupciones en el lugar de trabajo.

Normalmente existen dos métodos de formación:

La formación autodidacta, en la que los empleados leen las guías del usuario y ven vídeos explicativos.
La formación in situ consiste en que un instructor se desplace al lugar de trabajo para enseñar a los usuarios.

Paso 8. Realice mejoras continuas
En este último paso, usted y su equipo deben evaluar el software y asegurarse de que cumple sus objetivos. Entre los puntos a tener en cuenta se incluyen:

¿Es rentable el nuevo sistema, tanto a corto como a largo plazo?
¿Son aceptables las tasas de error de los datos?
¿Qué opinan nuestros pacientes del nuevo sistema?
¿Qué opinan nuestros proveedores del nuevo sistema?

Facilite la implantación de la historia clínica electrónica con Cybernet Computers
Las historias clínicas electrónicas son esenciales para la asistencia sanitaria actual, y se utilizan para todo, desde simplificar los problemas de flujo de trabajo, como la reducción de errores, hasta rellenar las recetas rápidamente. El despliegue de los sistemas EMR, llamado implementación EMR, es un proceso largo y complejo debido al alcance y las funciones implicadas. Los grupos médicos pueden reducir al mínimo los problemas de implantación mediante una hoja de ruta bien definida, un equipo de implantación competente y una planificación meticulosa paso a paso.

Póngase en contacto con un profesional del equipo de Cybernet si desea implantar un sistema EMR en toda su organización médica. Los principales grupos sanitarios utilizan nuestros PCs médicos, tabletas médicas y PCs médicos de caja, y los consideran robustos, fiables y rentables para sus necesidades de registros médicos.